電話の対応は、仕事の基本ですね。
最近は、電話に出る事ができない新人もいます。
基本的な対応が出来ていないと、取引先の信用を失いかねません。
電話対応もバカにしてはいけません。
基本的なマナーをChatGPTに問い合わせてみました。
ビジネスでの電話のかけ方：基本的なマナーと注意点
ビジネスにおける電話をかける際には、相手に対して失礼のないよう、慎重かつ丁寧に対応することが大切です。電話は直接対面ではないため、声のトーンや言葉遣い、話し方が相手に与える印象に大きく影響します。ここでは、ビジネスシーンでの電話のかけ方について、基本的な流れと注意点を紹介します。
事前準備をしっかり行う
電話をかける前に、伝えたい内容や確認すべき事項をリストアップしておくとスムーズです。相手の名前や会社名、電話番号を事前に確認し、間違いがないようにしましょう。また、必要であれば資料やメモを手元に置き、会話中に参照できるように準備しておくと安心です。
相手の時間に配慮する
ビジネスの電話は、相手の業務に支障を与えないタイミングでかけることが大切です。例えば、午前中は忙しいことが多いので、できるだけ午後の時間帯を選ぶと良いでしょう。
また、電話をかける際に「今お時間よろしいでしょうか？」と相手の都合を確認する一言を添えることが、ビジネスマナーとして非常に重要です。
例：
「お忙しいところ恐れ入ります。株式会社○○の△△と申します。今、お電話よろしいでしょうか？」
最初に自己紹介を行う
電話がつながったら、まず自分の名前と会社名を明確に伝えます。相手が誰からの電話なのかをすぐに理解できるようにすることで、会話がスムーズに進みます。
例：
「お世話になっております。株式会社○○の△△でございます。」
要件を簡潔に伝える
ビジネスの電話では、要件を簡潔にまとめて話すことが重要です。電話は対面の会話に比べて相手の反応が読み取りにくいため、できるだけ明瞭かつ簡単な表現で伝えるように心がけましょう。
また、伝えたい内容が多い場合は、箇条書きで整理して話すと相手にも伝わりやすくなります。
例：
「本日は、先日お送りした見積もりについてご確認いただきたく、お電話させていただきました。」
相手の話をしっかり聞く
相手が応答している際には、しっかり耳を傾けて聞きましょう。話の途中で遮らず、相手の要望や質問がある場合は、適切にメモを取ります。また、確認が必要な場合は、相手に質問し、情報を再確認します。
例：
「承知いたしました。では、再度こちらで確認いたします。」
電話を切る前に復唱する
重要なやり取りがあった場合は、相手に誤解がないように、要点を復唱します。これにより、相手が話した内容が確実に理解されていることを確認できます。
例：
「では、○○については本日中に対応いたします。それでは、よろしくお願いいたします。」
感謝の気持ちを伝え、丁寧に終了する
最後に電話を切る際には、必ず感謝の言葉を述べてから終了します。ビジネスにおいては、相手に対して配慮を示す言葉遣いが信頼感を高めるため、丁寧な終わり方が重要です。
例：
「お忙しい中ありがとうございました。それでは、失礼いたします。」
相手が電話を完全に切るのを確認してから、自分も電話を切るようにしましょう。
まとめ
ビジネスでの電話のかけ方は、基本的なマナーを守ることで信頼感を高め、スムーズなコミュニケーションを図ることができます。事前の準備や相手への配慮、要件を簡潔に伝えることが、良い電話対応のカギです。信頼関係を築くためにも、丁寧で明るい態度を心がけましょう。
